Gorontalo , Rabu (27/12/2023) di Ruang Sidang Rektorat Lantai 4, dilaksanakan rapat pembahasan Implementasi Manajemen Persuratan Berbasis Aplikasi Surat Elektronik Universitas Negeri Gorontalo yang akan segera direalisasikan pada awal tahun 2024. 

Rapat ini dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan Dr. Moh. Hidayat Koniyo, ST, M.Kom. Dr. Moh. Hidayat Koniyo, ST, M.Kom menyampaikan bahwa melalui aplikasi surat ini UNG ingin menjawab perkembangan zaman, dimana seluruh persuratan, khususnya di lingkungan UNG, sudah akan menggunakan Aplikasi Surat Elektronik. Penggunaan surat elektronik bertujuan untuk mempermudah proses administrasi, mengurangi risiko kesalahan tanda tangan, dan meningkatkan efisiensi waktu. Untuk itu diperlukan kerjasama yang baik bagi seluruh pihak agar Implementasi Manajemen Persuratan Berbasis Aplikasi Surat Elektronik di UNG dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan.

Kepala UPT TIK UNG  Dr. Mohamad Syafri Tuloli, ST, MT,  menjelaskan bahwa untuk menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) pada aplikasi surat elektronik, semua pejabat di lingkungan UNG, termasuk dosen dan tenaga kependidikan, harus memiliki passphrase yang dapat diperoleh melalui Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). TTE akan sangat membantu karena tidak mengenal jarak dan waktu. Penggunaan TTE mempunyai kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Adapun proses Pendaftaran akun TTE dan Penerbitan Sertifikat Elektronik membutuhkan beberapa item data yang akan diintegrasikan ke aplikasi Sistem Informasi Tata Usaha (SITU) UNG sehingga pejabat UNG wajib melengkapi data diri melalui situ.ung.ac.id. Hadirnya TTE diharapkan mendukung peningkatan kualitas kinerja civitas akademika UNG secara efektif dan efisien. UNG melalui UPT TIK akan terus melakukan transformasi dengan memanfaatkan perkembangan teknologi.

Rapat dilanjutkan dengan sosialisasi penggunaan aplikasi surat elektronik oleh TIM UPT TIK UNG. Edi Johan Syah Djula, S.Kom,M.T dan Wahidin Usulu, S.Kom, melakukan demo aplikasi surat dari role operator sampai role kepala departemen untuk penandatanganan surat menggunakan TTE. Pada rapat ini juga dijelaskan agar tiap unit kerja membuatkan surat penunjukan operator departemen/ fakultas , maupun operator jurusan agar bisa segera ditindaklanjuti oleh pihak UPT TIK dan diberikan akses untuk dapat login ke surat.ung.ac.id .

Pada akhir acara, peserta diajak untuk mengajukan pertanyaan dan berdiskusi lebih lanjut terkait implementasi surat elektronik di lingkungan UNG. Semua pihak diharapkan dapat bersinergi untuk memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan akademik dan administratif yang ada di Universitas Negeri Gorontalo.

Rapat ini dihadiri oleh Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan Dr. Moh. Hidayat Koniyo, ST, M.Kom ,Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kerjasama dan Sistem Informasi Dr. Harto S. Malik, M.Hum, Kepala UPT TIK UNG  Dr. Mohamad Syafri Tuloli, ST, MT , Kepala Biro Umum dan Keuangan Arief Racman Hakim Abdul, S.Pd, M.Pd , Pejabat Struktural dilingkungan UNG , Tim UPT TIK UNG serta jajaran Tenaga Kependidikan (Tendik) yang menangani persuratan di unit kerja masing-masing.

https://s.ung.ac.id/youtube_upttik_ung

https://s.ung.ac.id/instagram_upttik_ung

*Dokumentasi*