Gorontalo , Jumat (12/01/2024) di Aula Sidang FOK UNG, UPA TIK UNG melaksanakan Bimbingan Teknis Tata Persuratan Berbasis Aplikasi Surat Elektronik di Lingkungan Fakultas Olahraga dan Kesehatan. Kegiatan ini dibuka oleh  Dekan Fakultas Olahraga dan Kesehatan Dr. Hartono Hadjarati. Beliau menyambut baik inisiatif UPA TIK UNG dalam meningkatkan pelayanan akademik melalui implementasi surat elektronik. Dr. Hartono Hadjarati berharap melalui kegiatan Bimbingan Teknis ini dapat memberikan pemahaman teknis tentang pengajuan surat secara elektronik menggunakan aplikasi Manajemen Surat kepada pejabat struktural FOK yang akan menandatangani surat maupun operator-operator yang akan ditugaskan untuk mengelola surat sehingga sudah dapat direalisasikan di lingkungan Fakultas Olahraga dan Kesehatan.

Acara sosialisasi yang berlangsung di Fakultas Olahraga dan Kesehatan UNG dihadiri oleh Dekan dan para Wakil Dekan , Koordinator Program Studi , Ketua Jurusan. Turut hadir pula jajaran Tenaga Kependidikan (Tendik) di FOK UNG. Acara ini bertujuan untuk memberikan pemahaman teknis tentang pengajuan surat secara elektronik menggunakan aplikasi Manajemen Surat yang dapat diakses melalui alamat http:/surat.ung.ac.id.

Kepala UPA TIK UNG Dr. Mohamad Syafri Tuloli, ST, MT, dalam arahannya, menyampaikan keunggulan yang akan didapatkan ketika menggunakan surat elektronik yaitu hemat kertas, karena dengan aplikasi surat maka tidak perlu mencetak surat. Disamping itu, aplikasi ini juga membuat kegiatan surat menyurat menjadi lebih efektif dan efisien. Dan untuk penomoran surat dilakukan otomatis oleh sistem. Pengiriman disposisi pun bisa dilakukan secara digital, begitu juga dengan pengiriman surat, sehingga jauh lebih menghemat waktu dan tenaga. Tidak hanya itu, aplikasi surat elektronik juga mampu langsung mengarsipkan berbagai surat masuk dan keluar, dan sangat mudah untuk ditelusuri kembali. Hal ini benar-benar akan mempermudah pekerjaan yang berkaitan dengan surat menyurat. Sehingga diharapkan semua unit kerja di UNG sudah dapat menerapkannya.

Kepala bidang Pengembangan Sistem Informasi dan Integrasi data UPA TIK  UNG Alfian Zakaria, S.Si.,M.T. Alfian Zakaria, S.Si.,M.T menjelaskan bahwa untuk menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) pada aplikasi surat elektronik, semua pejabat di lingkungan UNG, termasuk dosen dan tenaga kependidikan, harus memiliki passphrase yang dapat diperoleh melalui Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). TTE akan sangat membantu karena tidak mengenal jarak dan waktu. Penggunaan TTE mempunyai kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Adapun proses Pendaftaran akun TTE dan Penerbitan Sertifikat Elektronik membutuhkan beberapa item data yang akan diintegrasikan ke aplikasi Sistem Informasi Tata Usaha (SITU) UNG sehingga pejabat UNG wajib melengkapi data diri melalui situ.ung.ac.id . Untuk mengetahui daftar pejabat yang sudah memiliki TTE melalui link https://s.ung.ac.id/tte-pejabat .

Bimtek dilanjutkan dengan sosialisasi penggunaan aplikasi surat elektronik oleh TIM UPA TIK UNG. Edi Johan Syah Djula, S.Kom, M.T dan Wahidin Usulu, S.Kom, melakukan demo aplikasi surat dari role operator sampai role kepala departemen untuk penandatanganan surat menggunakan TTE. Tim UPA TIK juga menjelaskan terkait tata naskah dinas yang harus dikuasai oleh operator yang akan membuat surat , agar klasifikasi suratnya tidak akan salah. Bimtek ini diakhiri dengan diskusi dan tanya jawab antara peserta dan Tim UPA TIK. Adapun dasar Kepmen dan SK tentang TND (Tata Naskah Dinas) yang menjadi dasar Aplikasi Manajemen Surat melalui link https://s.ung.ac.id/DasarAplikasiManajemenSurat . UPA TIK juga memberikan layanan diskusi atau tanya jawab melalui Layanan zoom  https://s.ung.ac.id/ZoomAplikasiSurat selama bulan Januari.

https://s.ung.ac.id/youtube_upttik_ung

https://s.ung.ac.id/instagram_upttik_ung

*Dokumentasi*