Gorontalo , Jumat (19/01/2024) di Lab CBT lantai 3 Fakultas Kedokteran , UPA TIK UNG melaksanakan Bimbingan Teknis Tata Persuratan Berbasis Aplikasi Surat Elektronik di Lingkungan Fakultas Kedokteran Universitas Negeri Gorontalo. Kegiatan ini dibuka oleh Dekan Fakultas Kedokteran yang diwakili oleh Wakil Dekan Bidang Keuangan dan Umum dr. Zuhriana K. Yusuf, M.Kes.  Dalam sambutannya dr. Zuhriana K. Yusuf, M.Kes menyambut baik inisiatif UPA TIK UNG dalam meningkatkan pelayanan akademik melalui implementasi surat elektronik. Ia berharap bahwa keberlanjutan penggunaan teknologi ini akan memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi  dalam pengelolaan administrasi akademik khususnya di Fakultas Kedokteran.

Tim UPA TIK UNG  Edi Johan Syah Djula, S.Kom, M.T  menjelaskan bahwa untuk menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) pada aplikasi surat elektronik, semua pejabat di lingkungan UNG, termasuk dosen dan tenaga kependidikan, harus memiliki passphrase yang dapat diperoleh melalui Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE). TTE akan sangat membantu karena tidak mengenal jarak dan waktu. Penggunaan TTE mempunyai kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Adapun proses Pendaftaran akun TTE dan Penerbitan Sertifikat Elektronik membutuhkan beberapa item data yang akan diintegrasikan ke aplikasi Sistem Informasi Tata Usaha (SITU) UNG sehingga pejabat UNG wajib melengkapi data diri melalui situ.ung.ac.id . Untuk mengetahui daftar pejabat yang sudah memiliki TTE melalui link https://s.ung.ac.id/tte-pejabat .

Bimtek dilanjutkan dengan sosialisasi penggunaan aplikasi surat elektronik oleh TIM UPA TIK UNG. Wahidin Usulu, S.Kom, melakukan demo aplikasi surat dari role operator sampai role kepala departemen untuk penandatanganan surat menggunakan TTE serta menjelaskan terkait tata naskah dinas yang harus dikuasai oleh operator yang akan membuat surat , agar klasifikasi suratnya tidak akan salah. Bimtek ini diakhiri dengan diskusi dan tanya jawab antara peserta dan Tim UPA TIK. Adapun dasar Kepmen dan SK tentang TND (Tata Naskah Dinas) yang menjadi dasar Aplikasi Manajemen Surat melalui link https://s.ung.ac.id/DasarAplikasiManajemenSurat . UPA TIK juga memberikan layanan diskusi atau tanya jawab melalui Layanan zoom https://s.ung.ac.id/ZoomAplikasiSurat selama bulan Januari.

Acara sosialisasi yang berlangsung di Fakultas Kedokteran UNG dihadiri oleh Wakil Dekan beserta  Koordinator Program Studi. Turut hadir pula jajaran Tenaga Kependidikan (Tendik) di FK UNG. Acara ini bertujuan untuk memberikan pemahaman teknis tentang pengajuan surat secara elektronik menggunakan aplikasi Manajemen Surat, yang dapat diakses melalui alamathttp:/surat.ung.ac.id.

https://s.ung.ac.id/youtube_upttik_ung

https://s.ung.ac.id/instagram_upttik_ung

*Dokumentasi*