Gorontalo – Unit Penunjang Akademik Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPA TIK) Universitas Negeri Gorontalo menyelenggarakan rapat briefing teknis pada Kamis, 08 Mei 2025, bertempat di Ruang Rapat UPA TIK UNG. Rapat ini membahas kesiapan penggunaan aplikasi HelpDesk dan sistem E-Vote menjelang pelaksanaan Uji Publik Pemilihan Presiden dan Wakil Presiden BEM (PilBEM) UNG 2025 yang dijadwalkan berlangsung esok harinya, Jumat, 09 Mei 2025 pukul 08.00–16.00 WITA.

Briefing ini dipimpin oleh Kepala UPA TIK UNG Dr. Mohamad Syafri Tuloli, ST., MT dan dihadiri oleh tim dari Divisi Sistem Informasi serta Divisi Layanan. Fokus utama rapat adalah memastikan kesiapan teknis serta alur komunikasi dan pendataan mahasiswa aktif untuk uji publik sistem E-Vote. Ditekankan pula pentingnya akurasi data mahasiswa aktif dalam Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIAT) sebagai dasar validasi pemilih.

Dalam diskusi, disoroti bahwa proses registrasi untuk uji publik bukan merupakan pendaftaran sebagai Daftar Pemilih Tetap (DPT) PilBEM 2025, melainkan sebagai simulasi teknis bagi mahasiswa untuk mencoba aplikasi. Oleh karena itu, mahasiswa diminta untuk memperbarui data pribadi seperti nomor HP disistem SIAT guna menghindari kendala dalam proses registrasi maupun pengiriman akses login.

Rapat juga menekankan pentingnya kehati-hatian dalam menyampaikan informasi melalui platform komunikasi, termasuk aplikasi ChatHelp dan media sosial resmi seperti Instagram @‌upatik.ung. Tim pengembang mengimbau agar petugas hanya membagikan link resmi serta memberikan klarifikasi apabila terjadi kesalahpahaman, guna mencegah potensi tuduhan misinformasi atau kecurangan selama tahapan pemilihan berlangsung.

Selain itu, peserta rapat menyepakati bahwa pengguna yang mengalami kesalahan teknis saat registrasi wajib menyertakan tangkapan layar (screenshot) sebagai bukti. Hal ini akan memudahkan tim HelpDesk dalam menelusuri dan menangani laporan secara lebih cepat dan akurat. Tim juga membahas fitur penyamaran identitas dalam aplikasi untuk menghindari penyalahgunaan data pribadi.

Diakhir rapat, dibahas pula mekanisme pengiriman email massal kepada mahasiswa, termasuk pengujian pengiriman tanpa gambar agar terhindar dari klasifikasi spam. Sistem penyortiran berdasarkan aktivitas login terbaru juga disiapkan untuk mempercepat distribusi informasi penting menjelang uji publik.

Melalui briefing ini, UPA TIK UNG menegaskan komitmennya untuk mendukung kelancaran PilBEM UNG 2025 secara daring dengan tetap menjaga keamanan data, transparansi informasi, dan kesiapan teknis seluruh sistem yang digunakan.

https://s.ung.ac.id/youtube_upttik_ung

https://s.ung.ac.id/instagram_upatik.ung

*Dokumentasi*