Gorontalo - Jumat, 04 Juli 2025, bertempat di Ruang Totombowa BAKP, Universitas Negeri Gorontalo menggelar rapat koordinasi pemadanan data antara sistem Seleksi Mandiri Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB) dan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). Rapat ini dilaksanakan sebagai tindak lanjut atas gangguan teknis yang terjadi pada SIAKAD beberapa hari sebelumnya. Hadir dalam rapat ini Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Perencanaan; Kepala UPA Teknologi Informasi dan Komunikasi; Ketua Panitia Seleksi Mandiri UNG 2025; Tim Akademik; serta Tim Pengembang SIAKAD.

Pertemuan ini bertujuan untuk menyelaraskan kembali data calon mahasiswa baru yang terdampak akibat pemulihan data pasca gangguan sistem. Proses sinkronisasi data menjadi sangat penting karena menyangkut validasi keikutsertaan calon mahasiswa dalam ujian mandiri serta status pembayaran UKT. Dalam pembahasan, pihak pengembang menjelaskan bahwa proses pemulihan data dilakukan dari cadangan terakhir pada hari Sabtu sebelumnya, dan telah berhasil diaktifkan kembali.

Namun demikian, ditemukan sejumlah selisih data, khususnya pada peserta ujian CBT dan pendaftar yang telah melakukan pembayaran tetapi belum terkonfirmasi secara otomatis dalam sistem. Berdasarkan data yang diperoleh dari Excel dan sistem, terdapat perbedaan jumlah peserta yang cukup signifikan, terutama pada kelompok ujian CBT Pemberdayaan dan Reguler. Oleh karena itu, tim teknis menyampaikan strategi eksekusi pemadanan data menggunakan skrip sistem agar dapat mempercepat proses koreksi.

Selain itu, dibahas pula data transaksi pembayaran UKT yang dilakukan antara hari Minggu hingga Selasa, yang belum seluruhnya tercatat dalam sistem. Untuk mengatasi hal ini, pihak keuangan menyerahkan data rekening koran dari Bank BTN yang kemudian akan digunakan sebagai acuan dalam memperbaharui status pembayaran mahasiswa di SIAKAD. Validasi data ini menjadi krusial agar tidak ada mahasiswa yang dirugikan dalam proses akademik.

Salah satu tantangan lain yang diidentifikasi adalah data dispensasi pembayaran yang diajukan mahasiswa. Permohonan dispensasi yang diajukan pada hari-hari saat sistem terganggu belum sepenuhnya terekam di sistem. Oleh karena itu, tim pengembang diminta untuk membuat sistem validasi ulang dan memfasilitasi verifikasi manual dari operator, agar permohonan tersebut tetap dapat diproses dengan adil dan akurat.

Tim teknis juga memaparkan rencana untuk memperkuat sistem pelaporan dengan menghadirkan dashboard keuangan yang lebih informatif. Dashboard ini akan menampilkan status pembayaran secara real-time, mempermudah pelaporan kepada pimpinan universitas, dan membantu dalam pengambilan kebijakan cepat di masa mendatang.

Sebagai tindak lanjut, rapat menyepakati pelaksanaan pemadanan data secara paralel, yaitu memperbaharui data dari sistem dan mengakomodasi koreksi manual bila diperlukan. Rapat juga menyarankan pembentukan basecamp kerja gabungan antara tim akademik dan pengembang agar komunikasi lebih intensif dan solusi dapat segera dieksekusi.

Melalui sinergi antarunit dan keterlibatan aktif seluruh pihak, diharapkan proses pemulihan dan sinkronisasi ini dapat diselesaikan tanpa mengganggu agenda akademik universitas. UPA TIK berkomitmen untuk terus mengawal proses teknis ini hingga sistem kembali berjalan normal dan seluruh data mahasiswa tersinkronisasi dengan akurat.

https://s.ung.ac.id/youtube_upttik_ung

https://s.ung.ac.id/instagram_upttik_ung

-Dokumentasi-