Gorontalo, 25 Juli 2025 – Pada hari Jumat, 25 Juli 2025, suasana Ruang Karo AKP Universitas Negeri Gorontalo (UNG) menjadi saksi rapat koordinasi krusial yang dipimpin langsung oleh Karo AKP Darman, S.Kom, M.AP. Pertemuan ini dihadiri oleh Staf Akademik BAKP, Kepala Unit Penunjang Akademik Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPA TIK) Dr. Mohamad Syafri Tuloli, ST.,MT, Kepala Bidang Sistem Informasi UPA TIK Alfian Zakaria, S.SI., MT, serta Tim Sistem Informasi UPA TIK. Fokus utama rapat adalah pemantapan kesiapan sistem informasi akademik UNG dalam menyongsong tahun ajaran baru, sebuah agenda mendesak yang membutuhkan sinergi lintas unit.

Kepala Biro AKP, menyampaikan bahwa Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) baru dirancang sebagai tulang punggung pengelolaan akademik ke depan, terutama untuk mahasiswa angkatan baru. Pengembangan sistem ini merupakan kelanjutan dari proyek NEO-SIAT yang pada Laporan Kinerja UPA TIK 2024 telah mencapai progres signifikan, dengan target penyelesaian modul laporan dan wisuda. Tujuan utamanya adalah memastikan semua fitur, baik yang real-time maupun yang akan dikembangkan, dapat mengakomodasi kebutuhan akademik secara optimal bagi ribuan mahasiswa baru yang akan bergabung.

Diskusi mendalam menyentuh aspek vital pengelolaan data dan peran pengguna dalam sistem. Dibahas pentingnya pendataan fitur-fitur, termasuk fitur real-time dan pengembangan mendatang, untuk memastikan kompatibilitas dan kemudahan akses. Akses dan otoritas bagi operator, dosen, dan mahasiswa menjadi fokus, dengan penekanan pada pengaturan yang fleksibel agar satu pengguna dapat memiliki beberapa peran sekaligus, seperti halnya operator prodi yang mungkin tidak bisa mengakses peran operator lainnya.

Salah satu tantangan besar yang dibahas adalah penanganan kasus mutasi dan Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL). Situasi ini berpotensi membuat ribet karena melibatkan perbedaan angkatan dan kebutuhan untuk mengambil mata kuliah di semester yang berbeda, misalnya mahasiswa angkatan 2024 yang pindah ke 2025 namun harus mengambil mata kuliah semester tiga. Hal ini berarti dosen pengajar mungkin harus mengelola dua akun atau lebih, serta memastikan kelas terjadwal secara paralel di kedua sistem SIAKAD dan SIAT, meskipun jumlah kasus mutasi ini terbilang sedikit, namun dampaknya dapat signifikan.

Kesiapan teknis menjadi prioritas utama, dengan penekanan pada pentingnya testing dari luar untuk mengidentifikasi potensi error yang mungkin tidak terdeteksi oleh pengembang internal. Disarankan untuk melakukan uji kecepatan akses data menggunakan jaringan non-kampus dan perangkat seluler, agar laporan traffic yang baik dapat terjamin. Fokus utama adalah memastikan SIAKAD dapat beradaptasi dulu dengan volume besar 5.000 mahasiswa baru, dengan memprioritaskan tiga elemen penting: mahasiswa, mata kuliah, dan dosen agar clear dan dapat berfungsi secara by system. Penguatan ini sejalan dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP) UNG 2010-2035 dan Blueprint ICT UNG 2020-2023 yang mengamanatkan peningkatan kapasitas dan performa infrastruktur TIK, termasuk storage dan jaringan.

Rapat juga menyoroti kendala spesifik terkait proses penerimaan mahasiswa baru dan RPL. Pembahasan mencakup validasi MPSN yang kerap bermasalah, opsi untuk menghilangkan fitur yang tidak relevan, serta perlunya penyesuaian untuk mahasiswa asing. Misalnya, masalah isian nilai S yang masih meminta koefisien meski sudah dipilih 'tidak scoring', atau pengisian data SMA yang tidak wajib namun masih diminta. Penyelesaian masalah ini mendesak, khususnya untuk mahasiswa asing dan RPL yang diharapkan dapat segera masuk ke sistem SIAKAD.

Aspek keuangan menjadi bagian integral dari pembahasan, terutama terkait pembayaran dan integrasi sistem perbankan. Disampaikan kendala dengan beberapa bank seperti Bank Mandiri dan BSI terkait biaya transaksi dan janji penggunaan aplikasi connect, sementara BTN dilaporkan memiliki proses yang lebih manual namun dengan volume transaksi besar. UPA TIK berupaya untuk bypass transaksi langsung ke induk untuk mempercepat proses, memastikan semua pembiayaan seperti UKT mandiri dapat terakomodir sesuai prodi tujuan. Langkah ini juga sejalan dengan upaya Renstra UNG 2020-2024 yang menargetkan integrasi sistem informasi keuangan dan perencanaan dalam platform tunggal.

Rapat koordinasi ini menegaskan komitmen kuat UPA TIK UNG dan seluruh pemangku kepentingan dalam mewujudkan sistem akademik yang handal dan adaptif. Kolaborasi intensif, termasuk komunikasi berkelanjutan dan pelatihan bagi operator, menjadi kunci untuk menuntaskan kendala yang ada. Mohamad Syafri Tuloli, selaku Kepala UPA TIK, bersama timnya terus berupaya memastikan semua sistem berjalan optimal, sejalan dengan dukungan UPA TIK terhadap visi UNG menjadi universitas unggul dan berdaya saing. Komitmen ini diperkuat dengan keterlibatan UPA TIK dalam penelitian keamanan sistem informasi yang baru-baru ini dilakukan mahasiswa Teknik Industri pada 24 Juli 2025, menunjukkan dedikasi UPA TIK dalam menjaga integritas dan keamanan data kampus.

https://s.ung.ac.id/youtube_upttik_ung

https://s.ung.ac.id/IG_UPATIK_UNG

-Dokumentasi-